事業用自動車等連絡書とは？入手先と書き方を増車減車のケース別に解説

事業用自動車等連絡書の手続きは、登録窓口へ行く前に運輸支局の輸送担当で確認を受けるという順序が前提になります。

この順序を知らないまま窓口へ向かうと、書類を受け付けてもらえず手続きが止まるケースが少なくありません。

「事業用自動車等連絡書が必要と言われたけれど、何の書類かわからない」「ネットでPDFやExcelを見つけたが、そのまま使ってよいのか判断できない」。

増車や減車のタイミングで初めてこの書類に出合う方は多いはずです。

本記事では、国土交通省や地方運輸局の公式情報、全日本トラック協会の行政手続き案内、軽自動車検査協会の手続き案内などの一次情報を照合し、連絡書の役割から入手方法、書き方、増車・減車・代替ごとの違い、必要書類、手続きの流れ、有効期限や再発行の注意点、軽貨物での扱いまでを整理しています。

事業用自動車等連絡書は登録手続きにつなぐ確認書

事業用自動車等連絡書とは、事業用車両（緑ナンバー・黒ナンバーなど）の増車・減車・代替といった変更について、運送事業上の許可・届出・事業計画変更が済んでいることを証明し、その情報を登録手続き側へつなぐための書類です。

連絡書の様式にも記載されているとおり、道路運送法、貨物利用運送事業法、または貨物自動車運送事業法による許可・認可・届出が完了していること、あるいは事業用自動車の代替であることを確認した証明として機能します。

ここで押さえておきたいのは、連絡書は単なる申請書ではないという点です。

運輸支局の輸送担当部署が「この車両は事業用として使用してよい」と確認した結果を、登録担当部署へ伝えるための接続書類として位置づけられています。

一般の自家用車であれば、車庫証明を取って登録窓口で手続きすれば名義変更は完了します。

しかし事業用車両の場合は、その前段に運送事業上の許認可手続きがあり、連絡書はその許認可と登録手続きをつなぐ役割を担っています。

この依存関係を把握しないまま、いきなり登録手続きだけを進めようとすると「連絡書がないので受付できません」と窓口で差し戻されることになります。

必要になる主な場面は増車・減車・代替など

連絡書が必要になる代表的な場面は、以下のとおりです。

• 事業用車両を新たに追加する増車
• 事業用車両を減らす減車
• 既存車両を別の車両に入れ替える代替
• 営業所間で車両を配置換えする営配
• 新規許可後に初めて緑ナンバーの車検証へ書き換えるとき

このほか、事業用から自家用への用途変更やナンバー変更が生じるケースでも連絡書が求められます。

対象はトラックだけでなく、バスやタクシーなど旅客事業の車両にも及びますが、本記事では貨物事業のトラックと軽貨物（黒ナンバー）を中心に解説します。

確認後は登録窓口で手続きを進める

連絡書は、管轄の運輸支局等にある輸送担当部署で確認印（経由印）を受けた後、登録担当部署へ持参して使います。

検索で「陸運局で手続きする」と表現されることがありますが、実務上は同じ運輸支局の中で輸送担当と登録担当が分かれている場合がほとんどです。

なお、軽貨物の場合は登録窓口が運輸支局ではなく軽自動車検査協会になりますので、この違いは後述の軽貨物セクションで改めて説明します。

事業用自動車等連絡書は窓口や公式様式で入手できる

連絡書の役割がわかったところで、次に気になるのは入手方法です。

入手先は大きく2つあり、管轄の運輸支局等の窓口で直接もらう方法と、地方運輸局のホームページなどから様式をダウンロードする方法があります。

たとえば関東運輸局のトラック事業手続きページでは、事業用自動車等連絡書のPDF様式やExcel様式が公開されており、ダウンロードして記入することができます。

埼玉運輸支局など個別の支局ページでもPDFとExcelの双方を配布しているケースがあります。

ただし、すべての管轄で同じ対応をしているとは限りません。

ダウンロード様式を公開していない管轄もあれば、窓口で直接発行する運用を取る地域もあります。

「ネットで様式を見つけたからそのまま使えばよい」と思い込まず、まずは自分の管轄支局の案内を確認するのが確実です。

PDF・Excelの配布有無は管轄ごとに確認する

PDF様式は手書き向き、Excel様式はパソコンで入力したい場合に便利ですが、どちらの形式が用意されているかは管轄によって異なります。

関東運輸局管内の支局ではPDFとExcelの両方を公開している例が確認できる一方、地域によっては片方のみ、あるいはそもそもダウンロード配布を行っていないこともあります。

管轄の運輸支局ホームページで「事業用自動車等連絡書」「様式」「ダウンロード」などのキーワードで検索するか、輸送担当窓口へ直接問い合わせると最新の配布状況を確認できます。

軽貨物は窓口交付の運用にも注意する

軽貨物（黒ナンバー）の増車・減車・代替では、運輸支局の輸送担当窓口で経営変更等届出書を提出した際に、連絡書を窓口で発行・交付してもらう運用が一般的です。

近畿運輸局の京都運輸支局案内のように、届出に必要な書類として連絡書をあらかじめ事業者側で用意するよう案内している地域もあります。

また、中部運輸局管内では一般貨物の場合でも窓口側で連絡書を作成してくれる運用がある旨を案内しているケースが確認できます。

事業用自動車等連絡書の書き方は車検証が基準

入手方法がわかれば、次は記入の段階です。

連絡書の記入で最も大切なのは、すべての車両情報を手元の車検証に記載された内容どおりに書くことです。

業界では「4t車」「大型」などの通称が日常的に使われますが、これらはあくまで商品上・業界上の呼び方にすぎません。

最大積載量や車両総重量は架装仕様によって変わるため、通称をもとに記入すると数値が一致せず差し戻しになることがあります。

記入する情報は大きく4つのブロックに分けられます。

• 事業者情報と営業所情報（事業者名称、営業所名、住所など）
• 車検証から転記する車両情報（登録番号、車台番号、型式、最大積載量、車両総重量など）
• 使用する車両と廃止する車両の区分（増車なら新たに使用する車両、減車なら廃止する車両）
• 事案発生理由（増車・減車・代替・営配など該当する区分を記載）

車両情報の記入で見落としがちなのが、型式や車台番号のハイフンやアルファベットの大文字・小文字です。

車検証に記載されたとおりに正確に転記しないと、登録窓口での照合時に不一致と判定される場合があります。

特に中古車の場合は、前の所有者時代の情報と現在の車検証情報を混同しないよう注意してください。

連絡書は原則として車両1台につき1枚作成し、正副2部を提出する運用が多く見られます。

台数が複数ある場合は記入枚数も増えるため、事前に必要枚数を把握しておくと安心です。

事業者情報と営業所情報を正確に記入する

連絡書の上部には、事業の種別（一般貨物、特定貨物など）と事業者の名称・住所、車両を配置する営業所の名称・所在地を記入する欄があります。

事業の種別は該当するものに丸を付ける形式が一般的です。

事業者名や営業所住所は、許可証や届出の控えに記載されている正式な情報をそのまま書きます。

法人名の表記ゆれ（株式会社の略称など）や住所の番地表記が許可情報と食い違うと確認に時間がかかる場合がありますので、正確な転記を心がけてください。

増車・減車・代替で記入欄を使い分ける

連絡書には「新たに使用する自動車」と「廃止する自動車」を記入する欄があり、増車・減車・代替でどの欄を使うかが変わります。

	新たに使用する自動車欄	廃止する自動車欄	事案発生理由
増車	記入する	記入しない	増車
減車	記入しない	記入する	減車
代替	記入する	記入する	代替

増車の場合は、新たに使用する車両の車検証情報（新車であれば諸元表の写し、中古車であれば車検証または一時抹消登録証明書の写し）をもとに、登録番号・車台番号・型式・最大積載量・車両総重量などを記入します。

減車の場合は、廃止する車両の車検証情報を記入し、新たに使用する自動車欄は空欄になります。

代替の場合は両方の欄を埋めますが、管轄によっては増車と減車の連絡書を別々に分けて作成するよう案内しているケースもあります。

代替を予定している方は、管轄支局の最新の案内を優先してください。

車検証を手元に置き、一字一句そのまま書き写す意識で臨むと、転記ミスによる差し戻しを防げます。

手続きに必要な書類はケースごとに異なる

連絡書の書き方を押さえたら、次は連絡書以外に何をそろえるかです。

連絡書は単体で手続きが完結する書類ではなく、事業計画の変更届出書や車検証情報など、ケースに応じた添付書類と一緒に提出する必要があります。

必要書類の内容は手続きの種類と管轄によって異なるため、全国一律の固定リストとして断定するのは難しいのが実情です。

ここでは代表的な必要書類を整理しますが、最終的には管轄の運輸支局に確認したうえで準備を進めてください。

増車・減車では変更届や車検証情報をそろえる

一般貨物自動車運送事業で増車・減車を行う場合、貨物自動車運送事業法第9条第3項に基づき、事業計画変更届出書を管轄の運輸支局へ事前に届け出る必要があります。

連絡書はこの届出が完了した後に確認を受けるものですから、変更届出書の控え（受理印付き）が手元にある状態が前提です。

増車・減車に共通して求められることが多い書類を整理すると、次のようになります。

	増車	減車	備考
事業計画変更届出書の控え	必要	必要	受理印付きのもの
事業用自動車等連絡書	必要	必要	正副2部が一般的
車検証の写し	必要	必要	新車は諸元表の写し等
宣誓書	管轄による	不要の場合あり	増車時に求められる例あり
手数料納付書	必要	必要	登録手続き時に使用

増車の場合は、営業所単位での車両数や行政処分の累積点数などにより、届出ではなく認可申請が必要になるケースもあります。

たとえば、過去1年以内に巡回指導でE評価を受けている場合や、申請日3か月前の時点から30%以上かつ11両以上増車する場合などが該当します。

自社の状況が届出と認可のどちらに当たるかは、管轄の運輸支局か都道府県のトラック協会に確認するのが確実です。

減車の場合は、最低車両数の基準（一般貨物は営業所あたり原則5両以上）を下回る減車は原則として認められません。

この点は増車とは異なる注意点です。

電子車検証は記録事項の提出方法も確認する

2023年1月から車検証の電子化が始まり、従来のA4サイズからA6サイズ相当のICタグ付き電子車検証に順次切り替わっています。

電子車検証の券面には基礎的な情報のみが印字され、所有者名や使用の本拠の位置などの詳細情報はICタグに格納される仕組みです。

国土交通省の電子車検証特設サイトで案内されているとおり、連絡書の記入や手続きにはICタグに記録された情報を含むすべての車検証情報が必要になります。

自動車検査証記録事項は、車検証閲覧アプリからPDFデータとしてダウンロード・印刷できるほか、変更登録等により券面記載事項に変更がある手続きについては2027年12月末まで運輸支局窓口でも交付を受けられます。

ただし、券面記載事項に変更のない検査手続きについては、窓口での交付は2025年12月末で終了しています。

管轄支局での案内にあわせて、アプリでの取得方法も把握しておくと安心です。

連絡書を使った手続きの流れを確認する

ここまで書類の準備について説明してきましたが、実際に連絡書を使って手続きを進める流れを時系列で整理しておきます。

重要なのは、登録手続きの前に運送事業側の届出と連絡書の確認を済ませるという順序です。

この前後関係を誤ると、登録窓口で受付を断られ、再度輸送担当窓口へ戻ることになります。

一般貨物自動車運送事業の増車を例にした基本的な流れは次のとおりです。

1. 車庫の収容能力や運行管理者の選任要件など、増車の前提条件を確認する
2. 事業計画変更届出書を管轄の運輸支局（輸送担当）へ提出する
3. 届出が受理されたら、事業用自動車等連絡書を輸送担当部署へ提出し、確認印（経由印）を受ける
4. 確認印を受けた連絡書と登録関係書類（OCR用紙、手数料納付書、車検証の写し等）をそろえて、登録担当部署で車検証の書き換え手続きを行う
5. 新しい車検証とナンバープレートの交付を受け、手続き完了

減車や代替の場合も基本の流れは同じで、先に事業計画変更の届出を済ませ、連絡書の確認を受けてから登録手続きに進みます。

代替では増車分と減車分の登録手続きを同日中に行うのが原則とされているケースが多いため、スケジュールに余裕を持って準備することが大切です。

なお、手続きを行政書士や運送会社の専任担当者に代行してもらう場合でも、手続きの順序を把握しておくことで進捗の確認がしやすくなります。

見落としやすいポイントとして、車両の売却を伴う減車では、売買契約を結ぶ前に減車の届出が通るかどうかを確認しておく必要があります。

先に売却契約を結んでから減車届を出したところ、最低車両数の制約などで届出が通らず、取引が止まってしまうケースは避けたいところです。

また、手続きが完了した後は、変更後の新しい車検証のコピーを手元で確認するところまでを一連の流れとして捉えておくと安心です。

名義変更が完了しないまま放置されると、旧所有者に自動車税の請求が届いたり、万が一の事故時に管理責任が問われたりするリスクがあります。

手続きを業者に委任した場合でも、完了の証跡は必ず確認してください。

有効期限・紛失・再発行で注意すること

連絡書には有効期限が設けられており、輸送担当部署で確認印を受けた日から1か月以内に登録手続きを行う必要があるとされている例が多く見られます。

車両の整備や納車の遅れなどで期限内に登録できなかった場合は、発行元の運輸支局の輸送担当に連絡書を持参すれば期限延長の手続きを受けられるケースもありますが、すべての管轄で同一の対応とは限りません。

紛失した場合の再発行については、注意が必要です。

未使用の白紙様式であれば、改めてダウンロードまたは窓口で取得すれば済みます。

しかし、輸送担当で確認印を受けた後の連絡書を紛失した場合、再発行に応じない、あるいは原則として再発行しないとする管轄も確認できます。

確認済みの連絡書は登録手続きが完了するまで紛失しないよう、慎重に管理してください。

再発行の可否や必要な書類は管轄ごとの運用に依存するため、一律に「必ず再発行できる」とも「絶対にできない」とも断定することはできません。

有効期限と紛失リスクを考えると、連絡書の確認を受けるタイミングは車両の準備が整ってからにするのが実務上の工夫です。

確認印を受けた後、納車や整備の遅れで1か月以上かかってしまうと期限切れの手続きが追加で発生します。

「確認印をもらえるならとりあえず先に」と動きたくなる気持ちはわかりますが、登録手続きの目処が立ってから確認を受けるほうが結果的にスムーズに進むケースが多いはずです。

軽貨物は黒ナンバー手続きとの接続を確認する

軽貨物運送事業（黒ナンバー）で増車・減車・代替を行う場合も連絡書は必要ですが、一般貨物の緑ナンバーとは手続きの窓口とルートが異なります。

軽貨物では、まず管轄の運輸支局（輸送担当）に貨物軽自動車運送事業経営変更等届出書と連絡書を提出し、確認を受けます。

その後、確認印を受けた連絡書を持って軽自動車検査協会で車検証の記入申請やナンバープレートの交付手続きを行います。

奈良運輸支局の案内にもあるように、運輸支局で発行を受けた連絡票を添付して軽自動車検査協会で手続きを進める流れが基本です。

軽貨物で特に注意したいのは、減車によって事業用車両が0台になる場合です。

一般貨物では営業所あたり5両の最低車両数が設けられていますが、軽貨物は1両から届出可能なため、保有車両が1台のみの事業者も多くいます。

事業を継続するつもりで車両を一時的に手放した場合でも、法律上は事業廃止として扱われる可能性があるため、0台になる減車を予定している方は必ず管轄の運輸支局に事前確認してください。

軽貨物の手続きに必要な書類は管轄によって細部が異なりますが、代表的なものとして以下が挙げられます。

• 貨物軽自動車運送事業経営変更等届出書（提出用・控え用の計2部）
• 事業用自動車等連絡書
• 車検証の写し（電子車検証の場合は自動車検査証記録事項を含む）

軽自動車検査協会側での手続きでは、上記に加えて申請依頼書やナンバープレート（管轄変更がある場合）などが求められます。

軽自動車検査協会の手続きナビでも案内されていますが、具体的な必要書類は協会の窓口に直接確認するのが確実です。

軽貨物は1両から開業できる手軽さがある反面、事業廃止の要件に気づかないまま減車手続きを進めてしまうリスクが緑ナンバーよりも高いといえます。

事業を継続する予定がある場合は、代替車両の手配が先か減車届が先かなど、手続きの順序と台数管理を慎重に確認してください。

なお、2025年4月施行の改正により、貨物軽自動車運送事業者は営業所ごとに「貨物軽自動車安全管理者」の選任と届出が必要になっています。

増車や新規届出と同時期に手続きが重なる場合は、安全管理者の選任講習の受講スケジュールも含めて段取りを組む必要があります。

まとめ

事業用自動車等連絡書の手続きで押さえるべき判断基準を整理します。

	ポイント
手続きの順序	登録窓口へ行く前に、運送事業の変更届出と連絡書の確認を輸送担当で済ませる
入手方法	管轄の運輸支局ホームページまたは窓口で最新様式を確認する
記入の基準	通称ではなく車検証に記載された正確な情報を転記する
電子車検証	券面だけでなく自動車検査証記録事項もあわせて準備する
増車・減車の違い	記入欄と必要な添付書類がケースごとに異なる
有効期限	確認印から1か月以内が目安、期限切れ・紛失時は管轄支局へ相談
軽貨物	登録窓口は軽自動車検査協会、0台になる減車は事業廃止に該当する
地域差	様式の配布方法、必要書類、再発行の可否は管轄ごとに運用が異なる

この手続きでつまずきやすいのは、書き方よりもむしろ順序と準備の段階です。

事業計画の変更届出が通っていなければ連絡書の確認は受けられず、連絡書がなければ登録手続きは進みません。

書類を用意する前に、まず自分のケースが増車・減車・代替のどれに該当するのかを明確にし、管轄の運輸支局へ必要書類と手続きの段取りを確認する。

その一手間が、窓口での差し戻しや手続き遅延を防ぐ最も確実な方法です。

各地域の運輸支局が公開している情報を突き合わせてみると、連絡書の手続き自体はそこまで複雑ではありません。

ただし、全国一律と思い込んで管轄確認を省略した結果、書類の不備や様式の違いで手戻りが生じるのが典型的な失敗パターンです。